The application of co-creative design principles to health information systems research: the PHISICC approach

In December 2017, PHISICC hosted a co-creative design workshop in Côte d’Ivoire – here’s a snapshot of what went on written by several participants from Mozambique.

Tradução em português abaixo

PHISICC (Paper-based Health Information System in Child Care) is a global health research project that aims to improve the treatment and care dedicated to patients using Primary Health Care (PHC) facilities by improving paper-based information systems. Development of this intervention (to be tested in a randomized controlled trial) will be supported by, among other activities, engaging in co-creative design sessions, including the use of Human-Centered Design (HCD) principles, with the support of specialist designers (YAAY).

The study is focused on designing new tools and procedures or improving the existing ones, taking into account that well given treatment and care coupled with better form completion and reporting, all contribute to improvements in people’s health. Details on all work streams and current activities can be found on the website: www.phisicc.org or in the project newsletter ‘The Tally’.

Launch: Co-creative design workshop

PHISICC commenced in 2015, and has now entered the WS4 phase, which was officially launched at the workshop that took place from 4-6^th December 2017, in Grand Bassam, Abidjan, Côte d’Ivoire. Here were gathered Swiss TPH, the design company (YAAY), and representatives of the three countries where the project is taking place (Côte d’Ivoire, Mozambique & Nigeria). This was the first opportunity that investigators from the three countries were able to meet and work together on developing PHISICC.

Information design specialists: YAAY

In the workshop, YAAY , the partner design company was represented by Darjan Hil and Nicole Lachenmeier. YAAY is a specialist information design agency based in Basel, Switzerland; their aim is to simplify, consolidate and re-structure complex information with a creative, thoughtful and attractive design approach. YAAY provides comprehensive, long lasting information-oriented design solutions. This is a company formed with an interdisciplinary and intercultural team with a strong emphasis in aesthetics.

YAAY will support PHISICC by designing, in a co-creative partnership with country representatives and Swiss TPH, tools and processes that support the primary objectives of improving the day-to-day work of frontline health workers in the PHC facilities and achieving better health outcomes for their patients. Focal areas will be to minimize the time spent on filling forms and reporting and to maximize the attention and quality of care given to patients. Improvements to decision making processes will be central to this effort.

The Design Approach: Incorporating Human-Centered Design principles

‘Human-centered design (HCD) is an approach to creating solutions for problems through a focus on the needs, contexts, behaviors, and emotions of the people that the solutions will serve’ (Source)

For the purposes of PHISICC, the design process will incorporate principles of the HCD approach to understand information use and decision-making by health care providers and stakeholders. This approach will enable the examination of health care processes, including data production, management and use, as a human experience and reflect the perspectives of healthcare workers and clients on health care events.

What we learned

This workshop was a unique event. It was very fruitful because we got to know and interact with our colleagues from SwissTPH and the other country partners. Also, it was enriching since we could gain a wide vision of the set up of health information systems (HIS) in the other countries and the shared need to simplify the current information tools. The potential to make better use of the time and skills of healthcare workers would be most beneficial. Through better information tools, less professional time will be spent filling in forms and more time dedicated to capturing and using information to best inform clinical decision making and providing higher quality patient care.

During the days of the workshop with YAAY, we all got to know interesting aspects of designing; all primary stakeholders were introduced to key design concepts and completed related hands-on training. Going forward, all participants now have firsthand experience of what WS4 will entail and a deeper understanding of the complexities involved.

#design #healthinformationsystems #PHISICCintheField

Written by MOZ participants: Ms Sofia Mandjate, Dra. Jorgina de Castro, Dr Artur Muloliwa, and Dr Francisco Arune

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Tradução em português

A aplicação dos principios de desenho co-criativo para a pesquisa de sistemas de informação em saúde: a abordagem do PHISICC

Em Dezembro de 2017, o PHISICC organizou um workshop em Côte d’Ivoire- eis um retrato do que aconteceu, escrito por vários participantes de Moçambique.

O PHISICC (Paper-based Health Information System in Child Care) ou seja, Sistema de Informação em Saúde Baseado em Papel, nos Cuidados da Criança ) é um projecto de pesquisa global que objectiva a melhoria do tratamento e do cuidado dedicados a pacientes utentes das instalações dos Cuidados de Saúde Primários (CSP) através da melhoria dos sistemas de informação baseados em papel. O desenvolvimento desta intervenção (a ser testada num ensaio aleatorizado controlado) será apoiado, entre outras actividades, pelo envolvimento em sessões de desenho co-criativo, incluindo a utilização de princípios de desenho Centrado em Humanos (DCH), com o suporte de desenhadores especialistas (YAAY).

O estudo concentra-se no desenho de novas ferramentas e procedimentos ou na melhoria dos existentes, tendo em conta que tratamento e cuidados bem providenciados associados a um melhor preenchimento de formulários e a um melhor reporte, contribuem de uma forma geral para a mehoria da saúde das pessoas. Os detalhes sobre todos os work streams e sobre as actividades actuais podem ser encontrados no nosso website: www.phisicc.org ou no nosso jornal ‘The Tally’

Lançamento: Seminário de Desenho co-criativo

O PHISICC teve início em 2015, e entrou agora na fase do WS4, que foi lançadA oficialmente no seminário que teve lugar de 4 a 6 de Dezembro 2017, em Grand Bassam, Abidjan, Côte d’Ivoire. Aqui, reuniram-se o Swiss TPH, a empresa de desenho (YAAY), e representantes dos três países onde o projecto está a decorrer (Côte d’Ivoire, Moçambique e Nigéria). Esta foi a primeira oportunidade na qual os investigadores dos três países se puderam encontrar e trabalhar juntos no desenvolvimeto do PHISICC.

Especialistas no desenho de informação: YAAY

No seminário, a YAAY , a empresa parceira de desenho foi representada por Darjan Hil e por Nicole Lachenmeier. A YAAY is é uma agência especialista em desenho de informação baseada em Basileia, Suiça, o seu objectivo é simplificar, consolidar e re-estruturar informação complexa com uma abordagem de desenho criativa, ponderada e atractiva. A YAAY providencia soluções inteligíveis, de longa duração de desenho orientadas para a informação. Esta é uma empresa formada com uma equipa inter-disciplinar e inter-cultural, com uma forte enfase na estética.

A YAAY irá dar suporte ao PHISICC através do desenho, numa parceria co-criativa com os representantes dos países e com a Swiss TPH, de ferramentas e processos para apoiar os objectivos primários de melhoria do dia a dia dos trabalhadores de saúde da linha da frente nas instalações dos CSP e na obtenção de resultados de saúde melhores para os seus pacientes. As áreas focais serão a redução do tempo gasto no preenchimento de formulários e no reporte e na maximização da atenção e da qualidade dos cuidados cedidos aos pacientes. As melhorias nos processos de tomada de decisão serão centrais a este esforço.

A Abordagem de Desenho: Incorporação de princípios de Desenho Centrado em Humanos

O ‘Desenho Centrado em Humanos (DCH) é uma abordagem de criação de soluções para problemas através da focalização nas necessidades, contextos, comportamentos, e emoções das pessoas para as quais as soluções irão servir’ (Source)

Para os fins do PHISICC, o processo de desenho irá incorporar os princípios da abordagem do DCH para compreender a utilização da informação e a tomada de decisões pelos provedores de saúde e pelos stakeholders. Esta abordagem irá possibilitar o exame de processos de cuidados de saúde, incluindo a produção, a gestão e a utilização de dados como uma experiência humana e reflectir nas perspectivas dos trabalhadores de saúde e dos clientes sobre os eventos de cuidados de saúde .

O que aprendemos

Este seminário foi um evento único. Foi muito proveitoso porque ficámos a conhecer os colegas do Swiss TPH e de outros países parceiros e interagimos com eles. Adicionalmente, foi enriquecedor pois pudémos adquirir uma larga visão da disposição dos sistemas de informação em saúde (SIS) nos outros países e da necessidade comparilhadada de simplificar as ferramentas de informação actuais. O potencial para tornar o tempo e as habilidades dos trabalhadores de saúde rentáveis seria benéfico. Através de melhores ferramentas de informação, menos tempo de trabalho será gasto no preenchimento de formulários e mais tempo será dedicado na captura e na utilização de informação para uma melhor tomada de decisões clínicas e para o providenciamento de um tratamento ao paciente com uma maior qualidade.

Durante os dias do seminário com a YAAY, todos nós aprendemos aspectos interessantes sobre o desenho; todos os stakeholders primários foram introduzidos a conceitos chave de desenho e completaram treinos práticos. A partir daqui, todos os participantes têm experiência, em primeira mão, sobre o que o WS4 irá envolver e uma compreensão mais profunda sobre a complexidade envolvida.

Escrito por: Sofia Mandjate, Dra. Jorgina de Castro, Dr. Artur Muloliwa, e Dr Francisco Arune